Der Verband als Schnittstelle zwischen Behörden, Skischulen und Skilehrer
Die Vorarlberger Skilehrer sind eine wichtige Säule des Tourismus und prägen, wie wohl kaum eine andere Gruppe, das Image des Winterurlaubs in Vorarlberg. Der Skilehrerverband ist die Interessenvertretung der 42 Skischulen mit rund 1.800 Skilehrer in Vorarlberg und organisiert und überprüft z.B. deren Aus- und Weiterbildung.

Die Modernisierungsoffensive wurde durch die Digitalisierung gestartet
Thomas Egger, Obmann des Vorarlberger Skilehrerverbandes, hat gleich mit Übernahme dieser Funktion ein Digitalisierungsprojekt gestartet. Dieses Projekt umfasste sämtliche Kerngeschäftsprozesse mit dem Ziel, die Datenqualität und den Service spürbar zu erhöhen sowie die Verwaltungsaufgaben weitestgehend zu vereinfachen und zu automatisieren. So wurde der Webauftritt neugestaltet, eine Online-Kursverwaltung implementiert, die interne Büroorganisation systemautomatisiert und last but not least ein Serviceportal für die Mitglieder konzipiert.

Für die Umsetzung konnte mit hgi systems ein IT-Partner gefunden werden, der nicht nur das technische Know-How und das Prozesswissen einbrachte, sondern insbesondere die integralen Anforderungen gesamthaft umsetzen konnte. „Es war für uns auch sehr wichtig, dass wir einen Partner finden, der flexibel genug ist, FileMaker zu erweitern und auf unsere Bedürfnisse anzupassen“, so Thomas Egger. Die Software-Experten aus Lauterach setzten dabei auf ihr eigenes Verwaltungssystem „VereinsAssistant“ und implementierten von der Mitglieder- und Adressenverwaltung über Artikel- und Rechnungsverwaltung bis hin zur Kursverwaltung sämtliche Module für eine technisch durchgängige und effiziente Geschäftsabwicklung.

Wie aus verschiedenen Applikationen eine gesamtheitliche Lösung wurde
Als Serviceorganisation für die Vorarlberger Schneesportanbieter und Verbandsmitglieder sollten die Geschäftsprozesse einfach und effizient gestaltet werden. Die besondere Herausforderung bestand dabei darin, so Mathias Humml, Geschäftsführer der hgi systems, die konsequente Durchgängigkeit der Gesamtlösung und somit der Daten zu bewerkstelligen.

Am Beispiel des Datensatzes „Skilehrer“, welcher einen Geschäftsprozess durchläuft, kann das Zusammenspiel der unterschiedlichen Applikationen veranschaulicht werden.

Die Anmeldung zu einem Skilehrerkurs wird inklusive der notwendigen Dokumente direkt über das Online-Kursmodul auf der Webseite durchgeführt. Die Daten werden systemautomatisiert direkt ins Kernsystem, den VereinsAssistant, eingespielt. In diesem System wird die Kursrechnung erzeugt und die Teilnehmerliste für die Prüfung sowie das Prüfungsprotokoll mit den notwendigen Daten gespeist. Nach erfolgter Prüfung werden die Noten im VereinsAssistant eingetragen, womit über die Behörde automatisch das Zeugnis generiert wird. Damit ist der Kursprozess von der Anmeldung bis hin zur Zeugnisausstellung durch die Behörde nahezu vollautomatisiert. Im laufenden Betrieb kann der Skilehrer über das Online-Portal seine Daten selbst pflegen. Über dieses Portal pflegt der Skischulleiter auch die Zuordnung der Skilehrer zu seiner Skischule. Damit kann zum Saisonende auch der Verband die Beiträge pro Skilehrer automatisch erstellen und den Skischulen verrechnen. Der effiziente und durchgängige Kreis schließt sich somit vom Skilehrerkurs als Voraussetzung für den Einstieg in eine Skischule über die laufende Organisation und Verwaltung der Skilehrer während der Saison bis hin zur Verbandsabrechnung zu Saisonende.