Kommunikation in Vereinen
oder: warum wir SMS trotz neuer Kommunikationsplattformen priorisieren.
Egal ob Events, Treffen, Ausflüge (die vielleicht auch wegen schlechten Wetters umgeplant werden müssen) oder ein letzter Check vor einer Jahreshauptversammlung mit allen Beteiligten – Kommunikation im Verein ist das A und O.
Selbst Vereine mit wenigen Mitgliedern wissen, dass der Zeitpunkt bereits sehr früh kommt, an dem eine schnelle Kommunikation via Telefon sehr zeitaufwändig und ineffizient wird. Darum möchten wir kurz alternative Kommunikationsmöglichkeiten beleuchten und vielleicht dem einen oder anderen Verein eine Inspiration für neue Kommunikationskanäle geben.
Der Brief
Der altbewährte Klassiker und vermutlich immer noch die häufigste Form, wenn die Mitgliedsbeiträge im Fokus stehen. Das Praktische an der Briefform? Ein Brief kommt in der Regel an und er erhält vom Leser meist die notwendige Aufmerksamkeit.
Allerdings ist die Briefform weder für die kurzfristige noch für spontane Kommunikation geeignet. Und durch das Papier, das Kuvert sowie die Briefmarke sind Briefe relativ kostspielig. Ideal ist diese Kommunikationsform daher für wichtiges, aber nicht, wenn es auch schnell gehen muss.
E-Mail / Newsletter / Newsgroups
Im Gegensatz zum Brief ist die E-Mail wohl der altbewährte Klassiker der Neuzeit. Eine E-Mail ist in der Regel schnell aufgesetzt und versendet. Über ein Newslettermodul kann auf einfache Art eine größere Anzahl an dressen erreicht werden und eine Newsgroup – die vermutlich den älteren Semestern unter uns noch ein Begriff ist – funktioniert ähnlich wie ein Mailverteiler. Auch wenn letztere seit den 2000er Jahren von Webforen abgelöst wurden, werden sie trotzdem noch hin und wieder von Vereinen eingesetzt.
Der Vorteil bei E-Mails ist ähnlich wie beim Brief: Sie kommen in der Regel an, wenn nicht, erhält der Sender eine Mitteilung, dass die Nachricht nicht übermittelt werden konnte. Im Unterschied zum Brief ist die Kommunikation via E-Mail aber sehr rasch und zeitlich effizient.
Vom Nachteil der E-Mail kann aber vermutlich auch jeder schon ein Lied singen: "Mail ist nicht angekommen", "Spamfilter hat die Mail als Spam identifiziert" oder bei jüngeren Vereinsmitgliedern auch gerne "Ich habe schon länger nicht mehr in meine Mailbox geschaut".
Whatsapp, Telegram, Threema, Line und Co.
„Alex hat dich zur Gruppe „Verein“ hinzugefügt“ - mit diesem oder einem ähnlichen Satz fängt meistens der Eintritt in die WhatsApp Vereinsgruppe an, in der ein Teil der Mitglieder sich austauscht.. In der Regel wird hier über alles Mögliche kommuniziert, die Themen sind oft auch nicht unbedingt vereinsbezogen. Instant-Messaging Dienste wie WhatsApp sind beliebt und durchaus auch praktisch, wenn man sich mit Freunden unterhalten möchte.
Für die Vereinsverwaltung können Gruppen in den Instant Messengern kurzfristig praktisch sein, allerdings tendieren sie schnell dazu, unübersichtlich zu werden. Insbesondere bei größeren Vereinen entwickelt sich gerne eine Dynamik des Small Talks, die zwar für das Vereinsleben nicht unbedingt negativ sein muss, wenn aber eine wichtige Ankündigung gemacht werden möchte, ungeeignet ist. Nachrichten können im Gesprächsfluss schnell untergehen. Dazu kommt, dass nicht jeder einen Instant-Messaging Dienst auf seinem Smartphone installiert hat oder diesen auch aus z.B. Sicherheitsgründen nicht für den Verein installieren möchte. Auch zu berücksichtigen sind jene Mitglieder, die irgendwann einen Gruppenchat auf Stumm schalten, um nicht ständig mit neuen, für sie unrelevanten Nachrichten gestört zu werden.
Facebook-Gruppen
Ähnlich wie bei den Instant Messengern verhält es sich auch bei Facebook-Gruppen. Allerdings: die Gruppen können auch moderiert werden, wodurch eine Ordnung im Informationsfluss hergestellt werden kann.
Der Nachteil bei den Facebook Gruppen ist natürlich auch, dass sämtliche Mitglieder über einen Facebook-Account verfügen müssen, was aber in der Realität nicht der Fall ist.
Erschwerend kommt hinzu, dass durch den Algorithmus von Facebook Informationen der Gruppe unter Umständen bei einzelnen Mitgliedern ausgeblendet werden bzw. erst durch aktives Nachsehen eingeblendet werden.
SMS
Diesen Artikel haben wir mit dem Satz „Warum wir SMS trotz neuer Kommunikationsplattformen priorisieren“ begonnen. Nun möchten wir kurz darstellen, warum wir unser Websms-Plugin für den VereinsAssistant so praktisch finden. Auch wenn man unter Freunden Instant Messenger bevorzugt, so haben SMS für die Vereinsverwaltung doch mehrere wichtige Vorteile:
SMS ist schnell. Das trifft natürlich, bis auf den Brief, auch auf die anderen Kommunikationsmöglichkeiten zu. Das praktische an SMS ist auch, dass diese nur vom Telefonempfang abhängig sind und nicht vom Datennetz. Das Mobilfunknetz ist immer noch besser ausgebaut als das Datennetz und insbesondere im Ausland ist dieses Netz besser und günstiger erreichbar.
Die SMS ist auch direkt an eine Person gerichtet. Wenn Vereinsmitglieder zwar aktuelle Nachrichten des Vereins haben möchen, aber nicht direkt in einen Nachrichtenstrom wie eine Facebook-Gruppe oder eine Instant Messenger Gruppe eingebunden werden wollen, sind SMS ideal. Hier findet einfach nur ein Gespräch von Sender zu Empfänger statt, ohne dass sich Dritte einklinken.
SMS funktioniert auch auf älteren Handys. Bestimmte Vereinsmitglieder oder Smartphone-Verweigerer haben meistens noch ein Handy, das vielleicht telefonieren und SMS empfangen kann, aber noch keine Apps installieren kann. Diese Mitglieder werden durch den SMS-Versand somit nicht ausgeschlossen.
Gruppenchats haben durchaus Sinn für den Austausch der Vereinsmitglieder untereinander. Geht es aber um die Vereinsverwaltung beziehungsweise um wichtige Mitteilungen, ist SMS immer noch eines der zuverlässigsten und schnellsten Kommunikationsmöglichkeiten, ohne dass Nachrichten in einer Informationsflut untergehen.